"재택근무는 이렇게..."지란지교소프트의 비대면 협업방식 알아보니

"재택근무는 이렇게..."지란지교소프트의 비대면 협업방식 알아보니

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18일 오전 서울 강남구에 있는 지란지교소프트, 한창 분주해야 할 시간이지만 직원 80명 중 절반이 재택근무 중이라 한산한 모습이다.

지란지교소프트는 코로나19로 재택근무를 도입해 시행한 결과 협업이 가능하다고 판단, 선택적근무제와 재택근무제를 병행해 실시하고 있다.

정보유출방지 DLP 솔루션인 '오피스키퍼'를 시작으로 26년째 보안 기반 업무용 소프트웨어 서비스를 제공 중인 지란지교소프트는 오래된 업력과 달리 일하는 방식이 유연하다고 평가받는다.

지란지교소프트가 어떻게 변화에 대응하고 있는지, 무엇이 특별한지, 왜 그들이 만든 솔루션이 중소벤처기업부 비대면 서비스 바우처 지원사업과 같은 정부지원사업에 매년 공급기업으로 선정될 수밖에 없는지, 실무자와 관리자 각 1명을 대표로 그들이 일하는 방식을 살펴봤다.

먼저 실무자인 옥 과장의 비대면 협업 방식을 물었다.

이날 오전 10시, 기획팀 옥 과장은 본인의 자택에서 업무를 시작한다. 본래 선택적근로시간제를 적용 중이나, 재택근무 시 원활한 커뮤니케이션을 위해 오전 10시부터 오후 7시까지 근무하기로 협의했다.

그는 가장 먼저 오피스밸런스로 출근 버튼을 누른다. 출근 버튼 클릭 시 IP주소와 위치가 함께 기록돼 관리자가 확인할 수 있다. 또한 PC뿐 아니라 모바일로도 출퇴근 체크가 가능하고 GPS로 기록을 남길 수도 있다.

이후 회사 조직도가 등록된 오피스메신저로 업무별 진행현황과 금일 예정 업무를 보고한다. 수신메시지 중에서 중요메시지는 MY노트에 등록 또는 정리해 업무누락을 막는다. 이어 프로젝트팀 근무 현황을 확인한다.

영업팀 신 대리는 오전 9시부터 오후 6시까지 재택근무, 디자인팀 송 대리는 '자리비움' 상태다. 디자인팀과 채팅 및 화상회의를 통해 제안서를 공유하고, 개발팀과의 코딩 수정은 원격제어로 빠르게 해결한다.

오피스메신저의 화상회의는 별도의 화상회의 장치를 도입하지 않아도 노트북과 마이크만 있으면 가능하기 때문에 비대면 업무에 필수 협업툴이다. 게다가 PC뿐 아니라 모바일로도 가능해 외근 중에도 유용하다.

최종 제안서를 고객사에 발송하기 전 팀장 승인은 필수다. 회사의 모든 문서와 산출물들은 바로 메일에 첨부할 수 없고, 팀장 승인 후 반출할 수 있기 때문이다. 오피스키퍼로 반출 승인 이후 고객에게 해당 메일을 발송하면 반출한 모든 문서는 관리자시스템에서 조회할 수 있고, 반출된 원본파일 이력도 별도로 남는다.

PC OFF 10분 전, 익일 병원 내원을 예약한 옥 과장은 오피스밸런스로 익일 근무스케쥴 변경 결재를 상신한 뒤 자정부터 아침 6시까지 방해금지모드를 켜고 업무를 마친다.

관리자 배 팀장의 일하는 방식은 어떨까.

이날 오전 9시, 경영지원팀 관리자 배 팀장은 본인의 서재로 출근한다. 그는 곧 관리자페이지에 접속해 임직원 근태관리와 보안 이슈 여부를 확인한다. 관리자페이지는 인터넷만 가능하면 관리자 계정과 비밀번호 입력 후 접속할 수 있고, 직관적인 사용성으로 전산 지식이 얇은 배 팀장도 쉽게 설정할 수 있다.

이후 오피스키퍼를 통해 근무시간 내에는 업무 외 사이트 접속 또는 개인 메신저 등의 솔루션 실행을 차단해 업무 집중도를 높인다. 또한 반출된 회사 PC에서 기밀 정보 유출을 예방하기 위해 개인 메일, 개인 메신저로부터 파일 반출 역시 차단 설정하고, 기밀 정보는 자동으로 암호화될 수 있도록 한다. 추가로 PC는 반출 기준에 대한 IP 대역을 설정해 이력을 남긴다.

퇴근 전에는 오피스키퍼로 파일 반출 시도 내역 및 승인 내역을 확인하고, 오피스밸런스를 통해 팀원의 근무현황을 확인한다. 총 근로시간과 출퇴근 상세내역을 한눈에 확인하고 필요한 경우 오피스키퍼로 근무시간 PC 활용 현황을 교차 확인한다.

마지막으로 팀원들이 기안한 현지출퇴근, 휴가신청, 스케쥴 변경 등의 결재를 처리한 뒤 서재를 나선다.

배 팀장과 옥 과장은 "우리와 같은 중소기업은 보안, 관리, 편리, 효율이 절대적으로 필수"라며 "오피스메신저는 쉽고 빠른 커뮤니케이션으로 편리한 협업을, 오피스밸런스는 근태 및 근로시간 관리를, 오피스키퍼는 집중하는 업무환경 조성과 정보유출방지로, 비대면 업무 속에도 사각지대 없이 업무 효율을 높일 수 있었다'고 말했다.

박승애 지란지교소프트 대표는 "코로나19로 인해 전사 재택근무 시행을 계기로 다시금 깨달은 것은 우리가 제공하는 3가지 서비스를 통해 다양한 근무환경에서도 관리자는 안심할 수 있고, 직원들은 편리하게 협업할 수 있다는 점"이라며 "앞으로도 중소기업이 편리하면서도 안전한 업무환경을 만드는 데 도움이 되는 서비스를 지속해서 발전시킬 것"이라고 강조했다.

지란지교소프트 한 직원은 "지란지교소프트는 중소벤처기업부 비대면 서비스 지원사업에 오피스키퍼, 오피스메신저, 오피스밸런스 3가지 솔루션을 모두 지원하는 공급기업"이라며 "비대면 서비스 공급기업답게 일하는 방식의 변화 역시 여느 기업보다 빠르고 적극적"이라고 말했다.

그러면서 "지금처럼 고객과 서비스의 성장을 함께 고민하며 변화에 능동적인 업무 방식이 계속된다면, 50년 뒤에도 여전히 스타트업과 같은 유연한 기업일 것"이라고 덧붙였다.

원문보기: daily.hankooki.com/lpage/ittech/202011/dh20201118111931138240.htm