문서 협업 툴 도입 전 확인해야 할 체크리스트 TOP 4

안녕하세요. '누구나 쉽게 사용할 수 있는 문서 협업 툴' 오피스노트 팀입니다!

 

이전 글을 통해 ‘문서 기반’ 협업 툴을 사용해야 하는 이유에 대해서 말씀 드렸는데요. 

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메신저가 아닌 ‘문서 기반’ 협업 툴을 사용해야 하는 이유

 

오늘은 '문서 협업 툴 도입 전 확인해야 할 체크리스트 TOP 4'에 대해서 공유를 드리려 합니다.

 

기업에서 사용하는 제품이나 서비스를 도입하게 되면, 장기적인 관점에서 고려해야 할 부분들이 많은데요. 문서 협업 툴을 처음 사용 할 때 더욱 더 어떤 것들을 살펴봐야 할지 막막하더라구요..!

 

문서 기반 협업 툴을 도입할 때는 크게 딱 네 가지만 확인하시면 돼요!

1️⃣ 우리 구성원들이 문서를 쉽게 작성할 수 있는가?
2️⃣ 다른 오피스 프로그램과 호환이 가능한가?
3️⃣ 외부 협력사와 협업이 가능한가?
4️⃣ 문서 버전 관리와 복구가 가능한가?

 

그럼 본격적으로 각 사항들에 대해 말씀 드리도록 하겠습니다!

 

■ 첫 번째: 문서를 쉽게 작성할 수 있는가?

이전 글에서도 말씀 드린 바와 같이 직장인들은 업무 시간 중 문서 작성 시간이 가장 많은 비율을 차지하며, 시급히 개선해야 할 두번째 사항으로 문서 작성 간소화 및 표준화를 뽑았습니다. 

 

상사에게 보고하기 위해 문서를 작성 할 때, 빈 문서를 보면 어떻게 작성해야 할지 참 막막하더라구요..그래서 오피스노트는 문서 작성을 어려워하는 사람들을 위해 다양한 문서 작성 기능들을 제공해주고 있는데요! 대표적으로 오피스봇, 템플릿, 보드 페이지를 활용할 수 있습니다.

 

 

첫번째 오피스봇은 챗 GPT와 연동하여 문서 작성에 도움을 주는 AI 기능입니다. 사용자들이 문서를 작성할 때 자주 겪는 상황들을 문서 작성 전, 작성 중과 작성 후로 나누어 각 상황마다 필요한 기능들을 제공하고 있습니다.

 

작성 전에는 추천 양식을 통해 기본적인 초안을 만들 수 있고, 작성 중과 작성 후에는 요약 또는 번역 또는 맞춤법 검사 등 다양한 편집 기능을 활용할 수 있습니다.

 

 

두번째 오피스노트에서 기본 제공하는 템플릿을 이용하여 문서를 작성할 수 있습니다. 다양한 형식을 제공해줌으로써 문서 작성 단계를 표준화시킬 수 있습니다.

 

 

세번째 보드 페이지입니다. 할 일 또는 업무를 단계별로 구분할 수 있도록 제공하는 기능입니다. 한 눈에 진척 상황을 확인할 수 있어서 활용하기 용이한 기능입니다.

 

 

■ 두 번째: 다른 오피스 프로그램과 호환이 가능한가?

외부 관계자와 협업할 때, 회사마다 사용하는 문서 파일이 다르다보니 '호환성'이 중요하다는 것을 깨달았습니다. 제가 다른 문서 협업 툴을 사용했을 때는 파일이 깨지거나 열리지 않는 등 '호환' 문제로 불편함을 많이 겪었는데요.

 

그런데! 오피스노트는 MS와 한컴 오피스 문서와 호환성이 굉장히 뛰어납니다. 호환이 잘 되는 오피스노트를 사용하다 보니, 다른 서비스들은 쉽게 사용하지 못하겠더라구요.

 

 

■ 세 번째: 외부 협력사와 협업이 가능한가?

문서는 주로 내부에 소속 된 직원들끼리도 많이 사용하지만, 외부 관계자들과 협업할 때도 자주 사용하게 되는데요. 이때, 얼마나 문서를 쉽게 공유할 수 있는지가 가장 중요한 사항입니다.

 

오피스노트는 조직도 공유 뿐만 아니라 외부 공유까지 제공하고 있는데요. 외부 공유는 크게 불특정 다수에게 공유할 수 있는 '웹 공유'와 소셜 계정 회원들에게 공유할 수 있는 '개인 사용자 공유'가 있습니다. 

 

 

'개인 사용자 공유'는 웹 공유와 다르게 사용자가 직접 편집까지 할 수 있어 외부 관계자들도 쉽게 접근할 수 있습니다. 공유 받은 개인 사용자는 오피스노트 자체 회원가입 없이 네이버, 구글, 카카오 소셜 계정을 통해 서비스에 로그인하여 문서를 편집할 수 있습니다. 

 

 

■ 네 번째: 문서 버전 관리와 복구가 가능한가?

문서 수정 작업이 많아질 수록 헷갈리고 어려운 건 문서 버전 관리인데요. 오피스노트는 '변경 이력' 기능을 통해 이전 버전과 현재 버전을 확인할 수 있습니다. 버전 미리보기를 통해 자세한 내용을 확인할 수 있으며, 이전 버전으로 복구도 가능합니다.

 

 

 

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 '문서 협업 툴 도입 전 확인해야 할 체크리스트 4가지'에 대해 간략하게 설명드렸는데요. 어떠셨나요? 

 

기업에서 소프트웨어 프로그램을 도입할 때 더욱 신중해야 하는데요. 핵심은 본질에 집중한 서비스를 선택하는 것이 가장 현명한 방법입니다. 오피스노트는 쉬운 문서 작성, 오피스 프로그램과의 호환, 협업을 위한 공유, 버전 관리 등 문서의 가장 본질에 집중하고 있습니다.

 

드디어 오피스노트가 2024년 상반기 출시 예정입니다. 블로그를 통해 미리 오피스노트의 기능들을 살펴볼 수 있습니다.

 

이어서 다음 포스팅 글은 오늘 말씀드렸던 기능 중 하나인 <빈 문서를 채우기가 막막할 때 사용하면 좋은 기능-'오피스봇'>에 대해 더욱 자세히 설명 드릴 예정입니다.

▶ 다음 포스팅 바로 보기

빈 문서를 채우기 막막할 때 사용하면 좋은 기능 - '오피스봇'

 

오피스노트의 더 다양한 기능을 보고 싶으시다면, 아래 매뉴얼을 통해 확인하실 수 있습니다!

👉🏻 오피스노트 매뉴얼

 

많은 관심과 기대 부탁드립니다.

감사합니다 :)