💡알아두면 쓸모 있는 직장생활 꿀팁 : 업무 생산성 300% 높이는 법

 

현대 사회의 업무 처리 방식은 매우 복잡합니다. 대부분의 직장인들은 보고서나 문서 작성을 하는 와중에도, 밀려드는 회의 요청과 메일에 답변하느라 매우 바쁜 시간을 보내곤 하죠. 

 

하지만 우리의 근무 시간은 한정되어 있습니다. 그렇기 때문에 정해진 시간 속에서 최대한 효율적이고 생산적으로 업무를 처리하는 것이 정말 중요합니다. 업무 생산성과 효율성을 높이는 것이 보다 나은 성과를 만드는 데 핵심적인 요소로 작용하기도 하죠. 

 

 

지금 이 글을 보시는 여러분들은 어떤 방식으로 업무를 진행하고 계신가요? 지금도 시간에 쫓기듯 업무를 진행하고 계시거나, 여러 가지 업무나 프로젝트를 처리해야 하지만 영 속도가 나지 않고 있지는 않나요? 

 

더 똑똑하게 업무를 처리하고 빛나는 성과를 만들고 싶은 직장인 분들을 위해 오피스넥스트 팀에서 업무 생산성을 300% 이상 높일 수 있는 방법을 알려드릴게요.

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📍 업무의 우선 순위 정하기

여러 가지 일들을 처리해야 하는 현대 노동 환경에서는 업무의 우선순위를 세우는 것이 매우 중요합니다. 매일 처리해야 하는 업무의 우선순위를 정리하고, 그에 맞게 업무를 처리해야 하죠.

 

우선순위 선정에 가장 보편적으로 활용되는 기준은 1) 긴급함과 2) 중요도를 기준으로 우선순위를 정하는 '아이젠하워 매트릭스'입니다. 아이젠하워 매트릭스에 따르면, 아래 4개 기준에 의해 업무 우선순위를 정립할 수 있어요.

 

 

• 중요하고 긴급한 업무 : 지금 당장 처리할 것 (DO)
• 긴급하지만 중요하지 않은 업무 : 다른 사람에게 위임할 것 (DELEGATE)
• 긴급하지 않지만 중요한 업무 : 언제 처리할 지를 결정할 것 (DECIDE)
• 긴급하지도, 중요하지도 않은 업무 : 진행하지 않아도 무방함 (DELETE)

나만의 우선순위 정립 및 업무 처리 방식을 세워보는 것이 중요합니다. 에디터는 보통 아래 기준에 따라 우선순위를 정리해 업무를 처리하곤  하는데요.

 

• 1순위 업무 : 고객과 연관된 일
• 2순위 업무 : 상사가 지시 또는 요청한 일
• 3순위 업무 : 업무 처리 또는 지연 시 타 팀원이 영향을 받는 일
  
• 4순위 업무 : 부사수에게 피드백을 해야 하는 일
• 5순위 업무 : 혼자 처리 가능한 업무
   

이처럼 자신만의 업무 우선순위 기준을 세우고, 이에 따라 매일매일 업무 처리 순서를 정해 일을 처리해 보세요. 업무를 처리하다가도 우선순위가 더 높은 업무 요청이 들어오면 해당 업무부터 처리하는 유연함과 센스도 잊지 마세요! 😉

 

 

📍 업무량 제한하기 (핵심적이고 중요한 업무만 처리하기)

더 많은 업무를 해도 모자랄 시간에 업무량을 제한해 보라고요?

 

• 대책 없이 무조건 많은 업무를 처리하려고 하면 오히려 중요한 일에 집중하기 어려워지고, 업무 처리 속도는 현저히 느려질 수 있습니다. 
  
• 내가 세운 우선순위에 따라 업무를 정리하고, 이 중에서 가장 중요한 일 2~3개 정도만 오늘 처리한다고 생각하고 업무에 임해보세요. 
• 이 중 한 개의 업무를 완전히 끝낸 후 다음 업무를 시작하는 것입니다. (이 방식에 익숙해지면 하루에 처리할 업무 개수를 조금씩 늘려가도 좋습니다.) 

 

이렇게 의식적으로 업무량을 제한하면, 정말 핵심적이고 중요한 일에 에너지를 쏟는 능력을 기를 수 있을 거예요. 내 힘을 온전히 들일 중요한 업무와 그렇지 않아도 되는 업무를 구분하는 힘이야말로 업무 생산성을 높이는 지름길입니다. 특정 시간 안에 처리할 업무량을 의식적으로 제한하고, 정말 핵심적이고 중요한 업무에 가장 많은 힘을 쏟는 습관을 길러보세요.

 

 

📍 반복 업무는 자동화하기

업무를 하고 이에 익숙해지면 반복 업무가 차지하는 비중도 자연스럽게 높아질 거예요. 물론 반복 업무를 하며 잠시 리프레시하는 시간을 가질 수도 있지만, 반복 업무에 너무 과도한 시간을 쓰게 되면 창의적이고 혁신적인 사고가 필요한 업무에 할애하는 시간은 줄어들 수밖에 없습니다.

 

일잘러로 거듭나기 위해서는 반복 작업을 일정 부분 자동화 해두는 작업이 꼭 필요한데요. 올인원 업무 협업툴 '오피스넥스트'의 AI 기능을 활용해 자동화를 실현할 수 있습니다.

 

📝 오피스넥스트와 함께 문서 템플릿 자동화하기

우리는 하루에도 업무 및 사업계획서부터 기안서, 보고서 등 수많은 종류의 문서를 작성하고 발행합니다. 하지만 문서 양식 작성에 너무 많은 시간을 들이느라 정작 중요한 문서 내용을 완성하는 데에는 소홀해 하고 있지는 않나요?

 

• 오피스넥스트의 NEXT AI는 각종 회의록부터 기획안, 보고서 등 업무에 필요한 문서 양식을 자동으로 완성해 줍니다.

• 노트에서 NEXT AI를 실행하면 나에게 가장 적합한 문서 양식을 자동으로 추천해 주는데요. 
• 여기서 원하는 문서 종류를 선택하면 해당 문서 템플릿을 NEXT AI가 자동으로 작성합니다. 

반복적으로 처리해야 하는 일에는 AI에게 맡기고, 그 시간동안 더 전략적이고 창의적인 사고를 함으로써 업무 생산성을 높일 수 있습니다. 반복적인 문서 양식 작업은 오피스넥스트의 NEXT AI에게 맡기고, 아낀 시간동안 더 창의적이고 다채로운 아이디어를 제안하고 실행해 보세요.

 

 

📍 비즈니스 툴을 하나로 모으기

효율적인 업무를 위해 협업툴 사용은 이제 선택이 아닌 필수가 되어가고 있습니다. 다만 내부 직원과의 커뮤니케이션, 문서 작성, 메일 작성을 모두 다른 툴로 진행하다 보면 업무 혼선만 늘어날 거예요. 보다 생산적인 업무를 위해서는 비즈니스 협업은 단 하나의 도구로 완성하는 작업이 필요합니다.

 

💡 흩어진 업무는 오피스넥스트 하나로 완성하세요

• 오피스넥스트는 메신저, 문서 작성, 메일 서비스를 모두 이용할 수 있는 올인원 협업 플랫폼입니다.
• 조직도 기반의 서비스로, 한국 기업의 정서에 익숙하고 효율적인 소통 환경을 제공합니다.
• 보안 걱정 ZERO! 30년+ 보안 전문 기업 지란지교소프트만의 안전하고 확실한 보안 기능과 함께, 업무 생산성 향상에만 집중하세요.

메신저부터 메일, 문서 작성까지 협업에 필요한 모든 기능을 오피스넥스트 하나로 일원화하면 업무 생산성 향상은 자연스럽게 따라올 거예요. 여러분이 보다 생산적이고 효율적으로 업무할 수 있도록, 오피스넥스트가 여러분의 성장 과정에 함께하겠습니다. 

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올인원 협업 솔루션 오피스넥스트, 지금 시작하면 1개월 무료로 이용할 수 있습니다. 올해 연말까지는 기업 인원 수 제한 없이 만원에 이용 가능하니, 너무 늦지 않게 오피스넥스트와 함께 업무 생산성을 300% 이상 높여보세요! 🚀