중소기업을 위한 DX (디지털 전환) 가이드

 

👀 이번 콘텐츠로 아래 내용을 바로 알아갈 수 있어요

• DX가 무엇인지 알아갈 수 있어요.
• 요즘 트렌드라고 하는 DX가 왜 필요한지 이해할 수 있어요.
• 중소기업에서 효과적인 DX 방법 3가지를 알아갈 수 있어요.

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안녕하세요, 오피스넥스트입니다.

 

 

코로나19로 우리의 일상은 매우 빠르게 디지털화되었습니다. 사람들은 대면보다 SNS를 통해 온라인으로 소통하고, 집에서도 원격으로 소객과 소통하며 업무를 진행할 수 있게 되었죠. 여기에 AI의 등장과 성장까지 맞물려, 이제는 일상 뿐 아니라 업무 환경도 디지털 시스템과 인프라를 필수로 하는 시대가 되었습니다. 

 

기업을 보다 효율적으로 운영하고 성장시키기 위해서는 '디지털 전환'이 선택이 아닌 필수입니다. 하지만 디지털 전환을 하려고 하니, 아래와 같은 질문들이 머릿속에 떠다니지 않나요?

 

"우리 회사도 최대한 빠르게 디지털 전환을 해야 한다고 하는데, 도대체 어디서부터 어떻게 시작해야 하지?"

 

지금도 위와 같은 질문들로 머릿속이 복잡하실 중소기업 대표님, 또는 DX 담당자 분들이라면 이번 글을 주목해 주세요. 오피스넥스트 팀에서 디지털 전환을 의미하는 'DX'의 의미와 그 필요성, 특히 중소기업에서 DX를 효과적으로 할 수 있는 방법들을 소개해 드릴게요.

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🚀 DX(Digital Transformation)란? 

 

'DX'라는 용어, 잘 모르고 들으시면 다소 생소할 거예요. 'DX'란 'Digital Transformation'의 약자로, 말 그대로 '디지털 전환'을 의미합니다. 기업이 디지털 도구와 기술을 활용해 비즈니스 모델이나 의사소통 시스템, 조직 문화 등을 혁신하는 모든 과정을 가리키는데요.

 

기존에 이용하던 아날로그 방식을 탈피해 온라인 플랫폼, 컴퓨터 프로그래밍, 데이터 분석, AI 등 최신 기술을 활용해 기업의 업무 환경을 바꾸고 성장시키는 것이죠.

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🤔 DX, 왜 필요할까요?

온라인 콘텐츠에서도, 오프라인 행사에서도 최대한 빠르게 DX 시스템을 구축해야 한다고 합니다. 도대체 DX 전환이 왜 필요한 걸까요?

 

 

1️⃣ 빠르고 효율적입니다.

 

가장 간단하면서도 확실한 이유예요. 정부의 온라인 시스템으로 내가 원하는 서류를 1분만에 발급받고, 어플을 통해 집에서도 스마트폰으로 원하는 물건을 30초만에 구매했던 경험, 모두 한 번쯤은 있을 거예요. 그 때 '세상 참 좋아졌다'고 느끼지 않았나요? 

 

우리의 업무 환경도 마찬가지예요. 업무 업무 방식이나 내/외부 소통 방식을 디지털화 하면 업무를 훨씬 빠른 시간 안에, 효율적으로 처리할 수 있겠죠. 

 

예를 들어, 기존의 서면 결재 시스템을 유지하던 회사가 그룹웨어 도입으로 전자결재 프로세스를 정립한다고 가정해 볼게요. 서면 결재하는 데에는 결재 문서를 작성하고 프린트하는 데만 대략 1시간이 걸릴 거예요. 팀장님과 본부장님, 대표님 결재가 필요하면 직접 찾아가 결재를 요청해야 하기 때문에, 최종 결재까지 걸리는 시간도 최소 1일에서 2일은 걸릴 가능성이 높습니다.

 

하지만, 전자결재 시스템을 도입하면 결재 요청자는 문서 작성에만 30분 내외의 시간을 투자하면 되고, 결재자 역시 한 번의 클릭으로 결재가 가능하죠. 한 건의 결재로 아낄 수 있는 시간이 최소 1일이라면, 수백·수천건의 결재가 이루어지는 조직에서 아낄 수 있는 시간은 환산하기 어려울 정도로 많을 거예요.

 

이외에도 디지털 협업툴을 도입해 언제 어디서나 업무와 소통할 수 있는 환경을 구축하면 출퇴근 준비나 회의 준비에 드는 시간을 최소 1시간 이상 단축할 수 있어, 더 빠르고 효율적으로 업무에 집중할 수 있게 됩니다.

 

 

2️⃣ 생산성이 높아집니다.

 

디지털 전환으로 빠르고 효율적으로 업무를 진행하면, 생산성은 자연스럽게 높아집니다. 더 빠르게 업무를 진행하고, 남은 시간동안 더 많은 업무에 시간을 쏟을 수 있는 것이죠. 

 

자연스럽게 같은 시간 안에 더 많은 업무를 처리할 수 있게 되고, 궁극적으로는 더 많은 고객에게 우리 기업의 서비스와 가치를 전달할 수 있게 됩니다. 이는 분명 팀과 기업의 가시적인 성과와 매출 증대로 이어질 거예요. 실제로, 중소벤처기업연구원에서 발행한 「중소기업 DX 방향 수립에 관한 연구」에 따르면, 스마트공장 참여기업은 스마트공장과 같은 DX 시스템 구축을 통해 생산성 29.4% 증가, 품질 42.8% 개선, 매출액 6.4% 증가라는 경제 효과를 거두었다고 해요.

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요약하자면, 성공적으로 DX를 완료하면 1) 업무를 효율적으로 처리할 수 있게 되고, 2) 같은 시간에 더 많은 업무를 하는 생산성이 늘어나 3) 궁극적으로는 직접적인 성과를 낼 수 있어요. 

 

기업은 '효율화'와 '이윤 추구'를 목적으로 하는 곳이라는 관점에서 바라보면 DX는 모든 기업에서 완수해야 할 필수 과제입니다. 하지만 대부분의 중소기업은 DX에 전문적으로 배치할 인력이나 예산 등이 부족한 편이기에, 효과적인 DX에 어려움을 겪고 있는 곳이 많아요. 중소기업에서도 효과적으로 DX를 완수할 수 있는 방법에 대해 지금 바로 알려드릴게요.

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📍 DX 관련 정부지원사업 참여하기

자체 인력과 예산으로 DX를 시작하기에 어려움이 있다면, 정부지원사업의 도움을 받아보세요. 현재 대한민국 정부에서도 1) 업종별 맞춤 DX 추진, 2) 자발적 DX 활성화, 3) DX 체계 확산을 목표로 다양한 DX 지원사업을 운영중이에요.

 

아래 중소기업 대상의 DX 지원사업을 확인해 보고, 우리 기업에 꼭 맞는 정부지원사업에 참여해 보세요.

• 중소기업 스마트서비스 지원사업 (클릭)
• 2025년 디지털기반 중소제조 산재예방 기술개발 지원사업 (클릭)
• 디지털전환 역량강화사업 지원사업 
• 한국생산성본부의 디지털 전환(DX) 지원 컨설팅

 

📍 DX TF 구성하기

 

'TF(Task Force)'란 특정 업무를 수행하거나 문제를 해결하기 위해 임시로 만들어진 조직을 의미해요. DX에 전담할 인력이나 예산이 부족한 상황이라면, DX를 위한 임시 조직인 TF를 신설해 빠르고 효율적으로 DX를 시작해 보는 것도 좋은 방법입니다. 

 

TF 조직을 신설한다면 구성원들의 본 업무가 있을 테니, DX를 효과적으로 완수하면 그에 맞는 충분한 보상을 해주면 조직과 구성원 모두 더 건강하게 성장할 수 있을 거예요. ☺️

 

 

📍 온라인 협업 플랫폼 도입하기

DX를 가장 빠르고 실질적으로 실현할 수 있는 첫걸음 중 하나는 업무 커뮤니케이션 툴을 디지털화 하는 것입니다. 기존의 문서 또는 유선 전화 위주의 커뮤니케이션 방식을 온라인 플랫폼을 통해 디지털화하면, 커뮤니케이션에 드는 절차나 시간, 비용 모두 효과적으로 아낄 수 있죠.

 

💻 오피스넥스트를 통한 성공적인 DX의 첫걸음

오피스넥스트와 함께라면 사내 의사소통 및 커뮤니케이션 방식을 디지털화 할 수 있어요. 

 

• 오피스넥스트 메신저는 '채팅', '채널', '메시지' 등 상황에 맞는 유연한 커뮤니케이션 기능을 제공합니다. 내가 전달하고자 하는 대화의 목적에 맞는 메신저 기능을 활용해 빠르고 효율적인 온라인 커뮤니케이션 시스템을 구축해 보세요.

• 오피스넥스트 노트로 불필요한 서면 작업을 줄이고, 업무에 필요한 모든 문서 공유 창구를 하나로 모을 수 있어요. 오피스넥스트 고객사 세종손해사정도 오피스넥스트를 이용하며 불필요한 문서 작업량을 줄이고, 이를 통해 업무 생산성을 5배 이상 높였어요. (세종손해사정 인터뷰 바로가기)

 

• 외부 거래처 또는 고객사와 소통할 때에는 메일로 바로바로 소통할 수 있어요. 특히, AI가 메일 제목과 내용을 자동으로 요약하고, 메일 내용에 따라 진척 상황을 한눈에 볼 수 있도록 대시보드로 보여줍니다.

 

 

오피스넥스트를 잘 활용하고 있는 '밸류그램컴퍼니'는 오피스넥스트와 함께 사내 커뮤니케이션 방식을 디지털화하고, 이를 통해 조직 문화를 긍정적인 방향으로 바꾸는데 성공했습니다. (밸류그램컴퍼니 인터뷰 바로가기)

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여러분도 오피스넥스트와 함께 성공적인 DX 환경을 만들어 보시는 건 어떤가요? 효과적인 DX는 기업의 성장을 위한 필수 과제 중 하나인 만큼, 오피스넥스트와 함께 그 첫걸음을 함께하시길 바랍니다.