오피스노트 사용자 인사팀 김대리의 ‘문서 협업, 어렵지 않아요’ (2) 비대면 시대의 협업

문서 협업의 중요성이 날로 커지는 가운데
'협업툴 유목민’ 생활을 하다 오피스노트에 정착한 제조 회사 인사팀 김대리.
김대리는 어떤 이유로 오피스노트를 선택하게 됐을까요?

김대리가 직접 오피스노트를 사용하며 느낀 점을 생생히 소개하고
문서 협업이 더 이상 어렵지 않다는 것을 알려 드립니다.

안녕하세요! 제조 회사에 5년째 재직하고 있는 인사팀의 김대리입니다.

문서 협업이 어려울 것이라는 선입견 때문에 협업툴 도입을 고민하다 얼마 전 회사 문서 협업툴로 ‘오피스노트’를 사용하게 됐고, 생각보다 좋은 점들이 많아서 여러분들께 생생한 사용 후기를 전해드리려고 해요.

지난 번에는 문서 작성 및 관리가 정말 쉽다는 말씀을 드렸는데요. 이번에는 비대면 업무가 활성화되고 있는 이 시대에 ‘업무가 제대로 진행될까’하는 여러분들의 고민을 해결해드리고자 합니다.

저희 회사가 오피스노트와 함께 비대면 업무를 얼마나 효율적으로 진행하고 있는지 아래 내용을 통해 설명해 드릴게요😊

2편. 비대면 시대, 효율적인 협업은 어렵지 않나요?

 

문서는 조직도 기반으로 쉽고 빠르게 '공유하기'

제가 1편에서 말씀드린 것이 있죠. 사내 메신저로 오피스메신저 사용 시 클릭 한 번으로 오피스노트에 접속 가능하다는 점!

오피스메신저를 사용하는 분들이라면 트리 형태의 조직도를 제공하고 있다는 것을 파악하실 수 있는데, 오피스노트도 마찬가지로 조직도 기반 문서 공유가 가능하답니다.

공유 방법은 크게 2가지예요.

첫째로 ‘개인 공유’입니다.
오피스노트 내 조직도에서 공유하고 싶은 구성원을 선택해서 작성한 문서를 공유할 수 있어요.

또한 읽기 전용 ▶ 편집 허용 ▶ 전체 허용 순으로 권한을 설정할 수 있고, 읽기 전용이 아닌 경우 에는 공유 받은 직원도 문서를 함께 편집할 수 있어서 매우 편해요. 굳이 피드백 파일을 주고받을 필요가 없겠죠? ㅎㅎ

저는 영업팀 소속의 박팀장님에게 문서를 공유하고, 편집 및 공유 권한을 모두 허용했어요.

 

둘째로는 ‘웹 공유’입니다.
굳이 공동 편집이 필요하지 않을 때에는 완성된 문서를 링크로 공유할 수 있어요. 링크를 복사해서 많은 인원에게 전체 전달할 때 용이하답니다.

웹 공유 버튼을 클릭하면 클립보드에 공유 URL이 복사됩니다.

오피스노트의 공유 기능 덕분에 저희 직원분들이 ‘이제 더 이상 USB가 필요없다!’며 굉장히 좋아하고 계셔서 뿌듯한 나날을 보내고 있어요😊

 

편집할 때마다 알림, 업무 상황 한 눈에 '지켜보기'

저는 인사팀이기 때문에 회사 전반을 아우르는 폭넓은 업무를 진행하고 있어요.

다른 직원분들과 함께 작성하는 문서 또한 많죠. 다만 함께 작성하는 문서는 가끔씩 누가 어느 부분을 편집했는지 알 수가 없어서 불편하다는 게 크나큰 단점이에요. 제가 이것을 해소하기 위해 자주 쓰는 오피스노트의 기능은 바로 ‘지켜보기’랍니다.

지켜보기는 문서가 담긴 페이지가 편집될 때마다 알림을 받을 수 있는 기능이에요. 그렇기 때문에 공동 작업을 할 때 유용하고, 특히 분량이 긴 문서를 작성할 때 굉장히 큰 도움이 되더라고요.

위 화면을 보면 아시겠지만, 우측 상단에 있는 ‘지켜보기’ 버튼 클릭 한 번만 하면 ‘지켜보는 중’으로 상태가 곧바로 변환됩니다. 이 상태에서 페이지의 변동 사항을 즉각적으로 확인할 수 있지요.

언제 어떤 부분이 편집되었는지 몰라서 ‘멘붕’올 때가 많았는데, 지켜보기 기능으로 그 틈을 주지 않는 오피스노트 덕분에 정말 안심입니다!

 

'최종’, ‘진짜 최종’…너저분한 파일명 NO! 깔끔하게 ‘버전 관리’

문서 수정 작업이 거듭될수록 어려워지는 것이 바로 문서의 버전을 관리하는 것이죠. 업무로 인해 시간이 촉박할 경우 파일명을 대충 짓는 경우도 다반사예요.

저의 경우 입사 초, 대학 시절 과제를 저장할 때처럼 ‘최종’, ‘최종 2차’, ‘진짜 최종본’과 같이 파일명을 다소 지저분하게 보관한 적이 있었어요. 그래서 나중에 무엇이 어떤 파일인지 알아보기 힘들어서 파일을 일일이 열어보는 등 시간을 낭비하는 고충을 겪은 바 있어요. 상사에게 보내야 할 파일을 잘못 보낸 실수까지 했었죠 T_T...! 앞으로 이러한 사태를 막기 위해 사전에 문서 버전 관리를 잘하자고 마음먹었어요.

특히나 비대면 업무를 하면서 더더욱 신경을 쓰게 됐는데, 오피스노트 페이지의 ‘페이지 옵션’에 들어가면 버전을 관리할 수 있는 기능이 있더라고요. 어떤 것이 가장 최신 버전인지 파악하기 용이했어요.

각 버전을 열어 확인할 수도 있고, 이전 버전과 최신 버전 비교도 가능해서 모든 인원이 사무실에 출근하지 않더라도 효율적인 문서 협업이 가능하답니다!

 

지금까지 저 김대리가
‘비대면 시대, 효율적인 협업은 어렵지 않나요?’라는 여러분들의 질문에 상세하게 답변을 해드렸는데,
한 마디로 정리해 드릴게요.

“오피스노트와 함께라면 비대면 시대의 효율적 협업, 어렵지 않아요!”

다음 편에서는 문서 양식에 대한 질문에 답변을 드리려고 합니다.
많은 기대 부탁드려요 :)

지금까지 인사팀 김대리였습니다. 감사합니다!