📢 일잘러 직장인 필독! 비즈니스 커뮤니케이션 노하우

 

안녕하세요, 오피스넥스트입니다. 이 글을 보시는 분들은 대부분 일잘러가 되고 싶은 직장인 분들일 텐데요. 여러분이 몸담고 있는 직장은 대부분 혼자서만 일하는 곳이 아닐 거예요. 

 

매순간 타인과 함께 의견을 주고받고 갈등 상황을 풀어가며 더 나은 결과를 만들어 가야 하는 곳이죠. 그렇기 때문에 효율적인 커뮤니케이션은 일잘러 직장인의 필수 소양 중 하나입니다.

 

어떻게 해야 더 효과적으로 의사소통하며 일잘러로 거듭날 수 있을까요? 오피스넥스트 팀에서 몇 가지 비즈니스 커뮤니케이션 노하우를 전수해 드릴게요.

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✅ '예측 가능한 사람'이 되기

일잘러의 첫번째 조건은 '예측 가능한 사람'이 되는 것입니다. 다른 사람이 물어보기 전, 내가 맡은 일의 진행 상황이나 결과를 수시로 공유하는 것이죠.

 

🤔 업무 중간 공유가 왜 필요할까요?

1️⃣ 내가 진행하는 방향이 맞는지 정확하게 확인할 수 있습니다. 

잘못된 방향으로 업무를 진행하면서 중간 공유를 하지 않으면, 나중에는 더 큰 문제로 번지기 쉬워요. 중간 공유를 통해 업무상 수정이 필요한 부분을 초반에 빠르게 잡으면 업무 혼선과 리소스 낭비를 크게 줄일 수 있습니다.

 

2️⃣ 문제가 생겼을 때 빠르게 도움받을 수 있습니다. 

중간 공유를 하지 않은 채 업무를 하다가 문제가 생길 경우, 그 문제를 나 혼자 해결하느라 불필요한 시간 낭비를 하는 경우가 생길 수 있어요. (그리고 보통 이런 문제는 혼자 해결하기 어려운 문제인 경우가 많죠..🥹) 유관 업무 담당자들에게 업무 내용을 수시로 공유해 놓으면, 문제가 생겼을 때 다른 팀원들이 빠르게 문제를 해결할 수 있도록 도와줄 수 있습니다. 

 

3️⃣ 업무 결과물의 퀄리티가 좋아집니다. 

완벽하지 않은 결과물에 대해 질책 받는 것이 두려워 중간 공유를 하지 않는 사람도 있는데요. 완벽하지 않더라도 중간중간 공유함으로써 더 높은 퀄리티의 결과물을 만들어 가는 것이 훨씬 효율적입니다. 중간 공유를 스킵한 최종 결과물의 퀄리티가 낮은 경우 정말 먼 길을 돌아가야 할 수도 있다(⚠️)는 사실, 꼭 잊지 마세요.

 

4️⃣ 동료와 상사들에게 신뢰감을 심어줄 수 있습니다. 

업무 상황이나 결과를 수시로 공유해 놓으면 '저 사람은 본인의 일을 주도적으로 수행해 결과를 만들어 내는 사람이구나'라는 신뢰감을 심어주게 됩니다. 업무에 있어 가장 중요한 상호 간 신뢰는 중간 공유에서 비롯된다는 사실을 꼭 기억해 주세요.

 

 

✅ 업무의 의도와 목적을 명확하게 파악하기

리더는 업무를 요청하거나 지시할 때 해당 업무의 의도나 목적을 명확하게 공유해야 합니다. 그리고 팀원은 지시받은 업무를 왜 해야하는지, 어떤 결과를 목표로 업무를 해야할 지 정확하게 확인해야 하죠. 내가 이 일을 하는 이유와 목적을 분명하게 알아야 업무의 본질에 더 집중할 수 있습니다.

 

📢 이렇게 커뮤니케이션 해보세요

• 박과장은 최대표가 요청한 신규 업무(오프라인 세미나 개최)에 대한 명확한 목적을 물어봤어요.
• 이에 최대표는 1) 오피스넥스트 신규 기능 홍보와 2) 유의미한 리드 확보로 업무 목적을 명확히 안내했습니다.
• 박과장은 '100명 이상 모객'이라는 정량적인 목표를 설정했고, 목표 달성을 위한 구체적인 방안(신규 기능을 쉽게 설명하는 세션 2개와 후킹 요소가 있는 이벤트 1개 기획)도 공유했습니다.

 

업무를 해야 하는 이유와 목표가 명확하게 합의되면, 업무 진행 방향을 구체적으로 설정할 수 있어요. 동시에 세부 업무에 대한 우선순위도 정확하게 판단할 수 있죠. 이는 결국 업무 리스크를 최소한으로 줄이고, 빠르고 효율적인 성과 달성에 결정적인 역할을 합니다.

 

 

✅ 핵심 위주로, 구체적으로 소통하기

업무 관련 소통을 할 때에는 핵심만 빠르게, 최대한 구체적으로 소통해야 합니다. 이를 통해 커뮤니케이션 리스크는 최소화하고 생산성을 극대화할 수 있죠.

 

A : 지난주에 요청한 자료 빨리 좀 정리해 주세요.

vs

B : 지난주 수요일에 요청했던 경쟁사 비교 분석 자료 1) 핵심 기능과 2) 플랜별 가격, 3) 고객 사례 위주로 정리 부탁드려요. 내일 모레 오후 3시에 보고가 예정되어 있어, 내일 오전 11시까지 전달해 주세요.

 

A처럼 모호하게 커뮤니케이션하면 요청받는 사람 입장에서는 불필요한 질문을 되풀이할 수 밖에 없고, 이는 결국 서로의 시간 낭비로 이어지겠죠? 낭비된 시간만큼 업무 완수와 성과 달성에는 멀어질 수밖에 없고요. 

 

같은 내용을 요청하더라도 B처럼 업무 수행 기준과 요청 기한을 구체적으로 제시해야 합니다. 그래야 요청을 받는 사람 입장에서도 불필요하게 되묻지 않아도 되고, 본인의 업무를 효율적으로 처리할 수 있도록 존중받는다는 느낌을 받을 수 있죠.

 

업무 현장에서는 시간 관리가 곧 생명이니 꼭 필요한 말만, 최대한 구체적으로 전달하는 연습을 해 보시기 바랍니다. 간결하고 구체적으로 커뮤니케이션만 잘 해도 업무 효율성이 높아지고 성과 달성이 훨씬 쉬워지기 때문이죠.

 

 

✅ 상황에 따라 다양한 의사소통 채널 활용하기

업무를 진행하다 보면 다양한 커뮤니케이션 상황을 마주합니다. 빠르게 의견을 주고받으며 의사결정 사항을 도출해야 할 때도 있고, 특정 업무 주제나 프로젝트와 관련해 진척 사항을 확인하거나 인사이트를 공유해야 할 때도 있습니다. 상사에게 업무 진행 결과에 대해 보고해야 할 때도 있죠.

 

이렇게 다양한 상황에 따라 커뮤니케이션 해야할 때에는 그에 맞는 다양한 의사소통 채널을 활용하면 업무 혼선은 줄이고, 더 명확하게 소통할 수 있어요.

 

💬 오피스넥스트로 상황에 따라 유연하게 소통해요

오피스넥스트는 업무 상황에 따라 유연하게 소통할 수 있는 다양한 의사소통 채널을 제공합니다. 오피스넥스트 메신저의 채팅, 채널, 메시지와 메일 기능을 활용하면 더 유연하고 똑똑하게 협업할 수 있는데요. 오피스넥스트를 활용해 유연하게 소통하는 과정을 소개해 드릴게요.

 

채팅 : 빠르게 의견을 주고받고 의사결정해요

오피스넥스트 메신저는 업무 상황에 따라 유연하게 소통할 수 있도록 채팅, 채널, 메시지 등의 다양한 커뮤니케이션 기능을 제공합니다. 그 중에서 '채팅' 기능은 빠르게 소통하고 결정할 사항이 있을 때 유용하게 활용할 수 있어요.

• 메신저의 '채팅' 기능은 우리가 매일 이용하는 개인 메신저와 가장 유사한 기능입니다.
• 대화를 원하는 사람끼리 1:1 또는 단체 채팅방을 개설해, 개인 메신저에서 대화하듯 빠르게 업무 관련 의견을 주고받을 수 있습니다.
• 비교적 간단한 의견 교환이 필요할 때, 또는 상대방이 빠르게 확인하고 의사결정해야 할 사항이 있을 때 채팅 기능을 활용해 보세요.

 

채널 : 특정 주제나 프로젝트 단위에 따라 소통해요

• 특정 업무 주제나 프로젝트 단위별 '채널'을 생성해 해당 채널에서 업무 대화를 나눌 수 있어요.
• 업무 주제나 단계, 프로젝트별 전용 대화가 보관되는 곳이기에, 관련 업무 히스토리 파악이 쉽습니다.

 

메시지 : 동료나 상사에게 업무 진행 상황을 보고해요

• 업무 진행 상황을 중간 공유하거나 최종 결과를 보고할 땐 메시지를 활용하면 됩니다.
• 내부 직원에게 보고할 때에는 오피스넥스트의 '메시지' 기능을 메일처럼 활용할 수 있는데요.
• 조직도에서 받는 사람과 참조를 쉽게 추가하고, 제목과 내용을 갖춰 일목요연하게 보고할 수 있어요. 파일 첨부도 물론 가능합니다.
• 주고받은 메시지의 핵심 내용도 AI가 빠르게 요약해 줘요. 내부 직원끼리 주고받은 메시지의 핵심 내용을 빠르게 파악하고, 커뮤니케이션 시간과 비용도 크게 아껴보세요.

 

메일 : 외부 인원과 소통해요

• 내부 인원과 소통할 땐 메신저를, 외부 인원과 소통할 땐 메일을 활용하는 것을 추천드려요.
• 메일 제목에는 내가 말하고자 하는 핵심을 명확하게 담고, 내용에는 내가 전하고자 하는 바를 구조화해 설명합니다.
• 내용이 너무 길어진다면 첨부파일을 추가로 활용해 보는 방안도 좋아요.
• 메일 내용이 길어도 걱정하지 마세요. 오피스넥스트 메일 AI가 내용을 자동으로 요약하기 때문에, 핵심만 간결하게 요약된 내용을 받아볼 수 있습니다.

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오피스넥스트 팀이 제안하는 비즈니스 커뮤니케이션 노하우, 유용하게 읽어보셨나요? 😁

 

깔끔하고 명확하게 커뮤니케이션만 잘 하더라도 슬기로운 직장생활의 절반은 성공하실 수 있습니다. 명확하고 막힘 없는 커뮤니케이션 과정에 오피스넥스트가 조금이나마 도움 되길 바라며 이번 아티클 마쳐보겠습니다. 

 

성공적인 커뮤니케이션의 시작은? 오피스넥스트와 함께! 🚀