비개발 직군 네 사람이 찾은 AI 업무 자동화의 조건

안녕하세요, 지란지교소프트입니다. ☺️

 

지난 8월 10일에는 AI 활용 사례 공유회가 있었습니다. 조금 특별한 점이 있다면, 비개발 직군 구성원에게 클로드 코워크를 지급한 뒤 각자의 업무에 어떻게 쓰고 있는지 나누는 자리였다는 것입니다.

 

인사, 기획, 운영, 문화 업무를 하는 네 사람이 꺼낸 것은 매주 돌아오는 보고, 매번 다시 쓰는 문서, 여러 곳에 흩어진 자료였습니다. 자기 일을 잘 아는 사람들이 찾은 자동화 사례였죠.

 

듣다 보니 궁금해졌습니다. 자동화할 일은 어떻게 찾았을까요?

 

이번 달에 세 번 했던 일부터

조원종 차장은 거창한 시스템부터 만들지 않았습니다. 본인과 팀이 반복해 불편했던 일을 하나씩 골랐어요.

 

팀원이 구글 시트에 일정을 적으면 공용 캘린더에 등록되고 팀 채팅방으로 현황이 발송됩니다. 새 구성원의 합류 업무도 담당자별로 나눕니다.

 

줄인 일과 없앤 일이 따로 있었습니다. 채용과 퇴사 한 건마다 3~5분씩, 5~8단계로 반복하던 검색과 작성 시간은 줄었습니다. 월요일마다 주간 일정을 공유하던 일과 “오늘 누구 휴가지?”라는 질문은 사라졌고요.

 

조원종 차장은 자동화를 어디서 시작할지 묻는 사람에게 이번 달에 세 번 이상 했고, 결과물이 매번 똑같았던 일 하나를 고르라고 했습니다. 이걸 꼭 사람이 해야 하나 싶은 일이면 더 좋고요.

 

그 기준으로 6개월 미뤄둔 파일 정리도 다시 봤습니다. 파일 2.5만 개, 100GB를 새 구조로 옮기는 데 2~3시간이 걸렸어요. 먼저 정한 것은 새 구조와 찾는 방식, 공용 파일과 민감 자료를 나눌 권한이었습니다.

 

여기서 첫 번째 조건이 보입니다. 반복되고 결과물의 형식이 정해진 일입니다.

 

프롬프트보다 먼저 준비한 것

그런데 업무의 형식이 정해져 있다고 프롬프트 한 줄로 바로 자동화할 수 있는 것은 아닙니다. AI가 참고할 기준과 자료가 필요하죠.

 

키퍼PM팀 임성진 차장은 기획자마다 달랐던 문서 구조와 상세 수준, 용어부터 정리했습니다. 담당자가 바뀌면 히스토리 파악부터 다시 시작하던 문제를 풀기 위해서였어요.

 

“프롬프트를 더 잘 쓰는 대신, AI가 일할 환경을 만들기 시작했습니다.”

 

작업 폴더에는 현행 사양, 개정 산출물, 버전 이력을 두었습니다. 화면코드와 정책 ID를 팀의 식별자와 맞추고, 어조, 용어, 버전 규칙도 문서로 남겼습니다.

 

“기획해줘”라고 한 번에 맡기지도 않았습니다. 분석, 기능 정의, 설계, 검토, 구현 확인으로 나누고, 검토할 때는 “현장에서 문제가 생길 것인가”를 봤습니다.

 

그 과정에서 사람마다 달랐던 문서 구조와 용어, 머릿속에만 있던 검토 방식이 규칙과 파일로 남기 시작했고요.

 

토요일이면 주간보고서 초안이 와 있습니다

넥스트PM팀 김슬예 과장의 주간보고서는 매주 토요일에 먼저 만들어져 있습니다. 한 주의 지라 이슈와 코멘트를 버전과 분류별로 묶은 초안입니다. 양식은 지난 보고서 한 장으로 보여줬어요.

 

회의록은 전사록 메일을 확인해 핵심 결정사항, 할 일, 일정, 리스크로 정리해 폴더에 쌓습니다. 다만 AI가 알아듣지 못한 약어, 처음 나온 고객사명, 잘 들리지 않은 구간은 따로 파일로 와요. 사람이 답해야 할 것만 남겨두는 겁니다.

 

쌓인 회의록에 “지난주 회의 중 이번 주에 추가로 논의해야 할 건 뭐야?”라고 물으면 여러 회의의 내용을 주제별로 묶어 답합니다.

 

매뉴얼은 기획서와 현행본을 비교해 현재 문안과 제안 문안, 추가하거나 수정할 페이지를 함께 보여줍니다.

 

이 세 가지 흐름을 관통하는 조건은 명확했습니다.

• 반복됩니다. 매주, 매 회의마다 같은 일이 돌아옵니다.
• 형식이 정해져 있습니다. 이전 결과물 하나만 있어도 완성할 모양을 보여줄 수 있습니다.
• 자료가 흩어져 있습니다. 메일, 지라, 폴더를 오가는 시간을 줄일 수 있습니다.

세 조건이 항상 모두 필요한 것은 아닙니다. 반복성과 정형성이 클수록 자동화를 시작하기 좋고, 자료까지 여러 곳에 흩어져 있다면 찾고 옮기는 시간도 함께 줄일 수 있습니다.

 

캐드를 몰라도 27m 벽면을 그려봤습니다

드림플랫폼실 채영준 차장의 사례는 27m 벽면에서 시작합니다.

 

작품 97점을 거는 전시를 준비하면서 배치도 초안을 캐드 없이 직접 만들었습니다. 설명카드도 초기 시안을 먼저 준비해, 디자인 협업에서는 배치와 표현의 적절성, 최종 품질에 더 집중할 수 있게 했고요.

 

다음은 콘텐츠였습니다. 108분의 인터뷰 녹취를 대화록으로 정리하고, 행사 사진 500장에서 쓸 사진 다섯 장을 추렸습니다. 글은 기존 콘텐츠 53건을 분석한 톤 가이드를 기준으로 쓰게 했습니다. 그 결과 콘텐츠 한 건을 발행하는 시간이 3일에서 하루로 줄었습니다.

 

행사와 콘텐츠, 전시를 함께 준비하는 상황에서 AI가 초기 시안과 대량의 자료 정리를 맡았습니다. 사람은 무엇을 쓸지 고르고 배치와 표현, 최종 품질을 판단했습니다. 협업의 순서가 바뀐 겁니다.

 

네 사람은 프롬프트보다 일을 말했습니다

발표에는 프롬프트를 잘 쓰는 법이 나오지 않았습니다. 네 사람이 먼저 살펴본 것은 자기가 반복하던 일이었어요.

 

자동화할 일을 고르면 업무의 기준과 순서를 밖으로 꺼내야 합니다. 예시와 자료를 모으고, 사람이 판단할 지점도 정해야 하죠. 이 과정에서 우리가 어떻게 일해왔는지도 더 선명해집니다.

 

한계도 분명합니다. 매번 다른 판단이 필요하거나 결과물의 형식이 정해져 있지 않은 일은 전체를 자동화하기 어렵습니다. 모호한 항목은 추측하지 않고 사람에게 묻도록 규칙을 두어야 하고요. 확인되지 않은 수치나 정책을 확정한 사실처럼 쓰게 두어서도 안 됩니다.

 

개인이 만든 자동화를 팀의 방식으로 남기려면 만든 방법과 자료의 사용 범위를 함께 정해야 합니다.

자기 일을 잘 아는 사람이 자동화할 일도 찾습니다

네 사람의 사례는 자동화의 시작점이 도구가 아니라 일에 있다는 것을 보여줍니다. 자기 일을 잘 아는 사람은 무엇을 AI에게 넘기고 어디서 직접 판단해야 하는지 찾을 수 있습니다.

 

이번 달에 세 번 이상 했고, 결과물이 매번 똑같았던 일이 있나요?