사단법인 이노폴리스벤처협회는 좋은 기술력을 갖춘 벤처기업의 끊임없는 도전과 지속적인 성장을 지원하고 있습니다. 다양한 분야의 벤처기업들을 대상으로 지원 프로그램을 기획하고 효과적인 네트워크를 구성해야 하는 만큼, 이노폴리스벤처협회에서는 여러 이해관계를 가진 인원들과 효과적으로 소통하는 것이 무엇보다 중요한데요.
이노폴리스벤처협회는 오피스넥스트의 오피스챗, 오피스메일 도입 이후 조직 내·외부로 효율적인 협업 환경을 다지고, 중요한 업무 자료에 대한 보안까지 강화할 수 있었습니다. 궁극적으로는 벤처기업과 스타트업의 기술 혁신을 훨씬 빠르게 지원하는 기반을 다지게 된 이노폴리스벤처협회의 오피스넥스트 활용 이야기를 만나볼까요?
🎤 핵심만 빠르게, 미리 보는 오늘의 인터뷰
- 이노폴리스벤처협회는 소통 채널 분산으로 발생하는 업무 비효율을 개선하고 체계적인 협업 환경을 구축하고자 오피스챗과 오피스메일을 도입했어요.
- 오피스챗의 '채널' 기능으로 회원사별 커뮤니케이션 히스토리를 효율적으로 파악하고, 오피스메일의 'AI 요약' 기능으로 메일의 핵심만 파악해 회원사와 더 빠르게 소통할 수 있게 됐어요.
- 오피스넥스트로 메신저와 메일 이상의 가치를 창출하고 있는 이노폴리스벤처협회는 벤처기업을 더 빠르게 지원하는 조직으로 나아가고 있어요.
Q. 간단히 자기소개 및 회사소개 부탁드립니다.
안녕하세요, 이노폴리스벤처협회 경영기획실 박원창입니다. 이노폴리스벤처협회는 대덕연구개발특구에서 출범해 기술혁신형 벤처기업의 성장과 기술 사업화를 지원해온 기관으로, 중소벤처기업부에서 인가한 비영리 사단법인입니다.
올해 설립 30주년을 맞이한 이노폴리스벤처협회는 기업 지원 사업, 교육 및 컨설팅, 네트워크 구축 등을 통해 혁신기업의 경쟁력 강화와 지속 가능한 성장을 지원하고 있습니다. 최근에는 경기, 부산, 대구경북, 전북, 광주에 지부를 설립해 활동 범위를 전국으로 확대하고 있어요. 이를 통해 지역을 넘어 국가적인 벤처 생태계 조성에 앞장서고 있습니다.
Q. 현재 담당하고 계신 업무에 대해 말씀해 주세요.
저는 현재 회원사 지원 및 관리 업무를 중심으로 총무 및 경영 지원 업무 전반을 담당하고 있습니다.
다양한 산업 분야의 회원사 관계자 분들과 지속적으로 소통하며 애로사항을 파악하고, 회원사를 대상으로 한 다양한 지원 프로그램과 네트워크를 연계하고 있습니다. 협회 운영에 필요한 행정 및 조직 지원 업무도 함께 담당하고 있어요. 이를 통해 협회 직원 분들의 원활한 업무 환경 조성에도 기여하고 있습니다.
Q. 이노폴리스벤처협회에서는 어떤 방식으로 협업했나요?
기존에는 메신저, 전화, 이메일 등 여러 채널을 혼용해 협업했습니다. 여러 채널로 협업하다 보니 업무 관련 정보가 분산되고, 업무 이력 관리와 공유가 체계적으로 이루어지지 않는 어려움이 있었습니다. 특히, 자료 검색이나 업무 흐름을 파악하는 데 상당히 많은 시간이 소요되어 개선이 필요했어요.
하나의 협업툴을 사용하지 않았다 보니 보안 우려도 있었죠. 업무상 중요한 자료나 회원사 정보를 공유할 때 해당 자료에 대한 유출이나 유실 문제에 대한 걱정도 컸습니다.
Q. 오피스챗과 오피스메일을 도입하게 된 계기를 말씀해 주세요.
일원화된 협업 시스템이 없어 발생하는 비효율성과 정보 분산 문제를 해결하고자 오피스챗과 오피스메일을 도입했어요.
사내·외 매우 다양한 이해 관계자들과의 소통이 중요한 협회 특성상, 업무 소통 채널을 하나로 통합하고 더 체계적인 협업 환경을 구축하는 과정이 꼭 필요했습니다.
업무 및 회원사 자료들에 대한 보안 문제의 중요성이 점점 커진 것도 오피스챗과 오피스메일 도입 결정에 크게 작용했어요.
오피스챗의 관리자 보안 기능으로 메신저 접근과 파일 보안을 안전하게 설정하고, 오피스메일의 스팸 메일 차단 기능으로 유해 메일을 확실하게 차단할 수 있더라고요. 시연을 통해 두 눈으로 직접 확인해 보니 오피스챗과 오피스메일로 안전한 업무 환경을 만들어 갈 수 있을 거라는 확신이 들어 도입을 결정했어요.
Q. 오피스챗, 오피스메일 각 서비스별 가장 잘 활용 중인 기능은 무엇인가요?
오피스챗 :
[채널] 기능을 잘 활용하고 있습니다. 협회에서 관리하는 회원사가 많기 때문에 회원사나 지원 프로그램 별로 채널을 구분해 주제에 맞는 업무 대화를 나누고 있어요. 덕분에 각 회원사나 프로그램별 커뮤니케이션 히스토리 파악에 걸리는 시간도 훨씬 단축됐고, 업무 효율성이 2배 이상 올랐다는 직원 분들의 의견도 여러 차례 접수됐어요.
[통합 검색] 기능으로 업무 자료나 대화 내역을 빠르게 검색할 수 있는 점도 좋았어요. 자료 검색에 소요되던 시간이 대폭 줄어 더 생산적인 업무에 투입할 수 있는 시간을 늘려가고 있습니다.
오피스메일 :
[AI 요약] 기능을 가장 잘 활용하고 있습니다. 회원사와 나누는 수많은 메일 속에서 핵심 내용만 빠르게 파악할 수 있어 좋더라고요.
오피스메일의 AI 요약 기능 덕분에 회원사 담당자 분들과도 빠르게 의사소통 할 수 있게 되었고, 전사적으로 업무 생산성이 크게 오른 것을 체감하고 있습니다.
Q. 오피스챗과 오피스메일의 강점과 차별화된 특징은 무엇이라고 생각하시나요?
업무 중 가장 많이 활용하는 메신저, 메일 서비스를 하나의 플랫폼에서 통합적으로 이용할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이라고 생각합니다. 오피스넥스트 하나만 도입했는데, 메신저와 메일을 모두 이용할 수 있어 정말 편리하더라고요. 의사소통 채널이 분산되어 오랜 시간동안 잔재했던 비효율을 오피스넥스트 덕분에 효과적으로 해결했습니다.
관리자 입장에서는 비용 부담도 적고, 직관적으로 이용 가능한 점도 차별점 중 하나라고 생각합니다. 따로 교육하지 않더라도 대부분의 직원 분들이 빠르게 적응하시더라고요.
Q. 오피스챗, 오피스메일 도입 과정이나 이용 중 문의에 대한 고객 지원은 어땠나요?
전반적으로 빠르고 친절하게 지원받을 수 있어 정말 좋았습니다. 특히, 도입 초기 단계에서 세부적인 서비스 설정과 활용 방법에 대해서 상세히 안내해 주시더라고요. 새로운 툴을 도입할 때마다 걱정이었던 온보딩 문제도 지란지교소프트의 고객 지원 시스템 덕분에 안정적으로 마쳤습니다.
서비스 이용 중에도 문의 사항을 남기면 신속하게 대응해 주셔서 업무에 불편함 없이 서비스를 활용할 수 있었습니다.
Q. 마지막으로 하고 싶은 말이 있다면 말씀해 주세요!
오피스넥스트는 이노폴리스협회의 업무 효율을 크게 높여준 통합 업무 솔루션입니다.
단순한 메신저나 메일을 넘어, 조직의 커뮤니케이션 구조를 개선하고 생산성을 높인 핵심 솔루션이죠. 오피스넥스트 덕분에 벤처기업의 기술 혁신과 성장을 더 빠르게 지원하는 조직으로 나아가고 있다고 생각합니다.
협업 환경 개선이나 업무 효율화를 한 번이라도 고민해 본 적 있는 기업이라면 지금 바로 도입하시길 권해드립니다.
이노폴리스벤처협회가 벤처기업의 든든한 지원군이 될 수 있도록 오피스넥스트 역시 이노폴리스벤처협회의 든든한 지원군이 되겠습니다. 메신저부터 메일, 패스워드 관리까지 오피스넥스트 하나만으로 완성해 보세요.
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