나만 보던 메모가 팀의 상황판이 되기까지, AI 활용 사례 발표회 네 번째 이야기

안녕하세요, 지란지교소프트입니다. ☺️

 

지란지교소프트 AI 활용 사례 발표회에는 8월 네 사람, 9월 아홉 팀, 10월 열 팀이 자기 업무를 가져왔습니다. 세 번의 발표회에서 나온 발표만 23개, 사례는 50건 가까이 됩니다.

 

11월 5일, 네 번째 발표회가 열렸습니다. 이번에는 개발본부가 처음 참여했고, 피플, 마케팅, 영업, 품질, 운영, 기획 팀까지 모두 아홉 개의 발표가 이어졌습니다.

 

이날 발표에는 내가 만든 방식을 팀이 같이 쓰게 된 이야기가 많았습니다.

표 한 장은 팀이, 보고서는 AI가

개발본부 이석민 이사는 주간보고를 두 가지 일로 나눴습니다. 무엇이 끝났고 무엇이 늦는지 사실을 합의하는 일, 그리고 그 사실을 보고 형식으로 다듬는 일입니다.

 

앞의 일은 사람이 함께 합니다. 금요일 랩업 시간에 팀원들이 오피스노트의 표 한 장을 같이 채웁니다. 뒤의 일은 AI가 맡습니다. 표가 있는 페이지 링크를 넘기면 4주 로드맵과 트랙별 요약, 의사결정과 리스크가 담긴 보고 페이지가 나옵니다.

 

보고서에는 원칙을 세 가지 고정했습니다. 원본 표에 없는 사실은 쓰지 않고, 완료일을 모르는 일은 모르는 것처럼 그리고, 같은 주차는 같은 링크로 다시 발행합니다. 지금은 매주 정해진 시각에 보고서가 저절로 만들어지도록 예약 작업을 붙이고 있습니다. 다른 팀도 표 양식과 규칙 문서만 가져가면 바로 시작할 수 있다고 덧붙였습니다.

"이렇게 쉽게 된다고?"

피플팀 조원종 차장은 흩어진 인사 시트를 한 화면에서 보고 싶다는 생각에서 출발했습니다. 입사 예정자, 근태, 월별 인원 현황이 시트의 여러 탭에 나뉘어 있었기 때문입니다.

 

AI 코딩 도구에 목표를 한 문단으로 적어 맡기자, 구글 계정으로 로그인하고 사람마다 볼 수 있는 데이터가 다른 웹앱이 나왔습니다. 제대로 쓰려고 폴더와 접근 권한, 원본 시트 구조부터 다시 짰습니다.

 

변화는 팀에 공유한 뒤에 일어났습니다. "이렇게 쉽게 된다고?"라는 반응과 함께 팀원들이 저마다 도구를 만들기 시작했습니다. 미션을 마칠 때마다 캐릭터를 꾸미는 신규 입사자 온보딩 페이지, 새 동료 이름을 넣으면 재생되는 입사 OT 인트로가 그렇게 나왔습니다.

 

그러자 새 고민도 생겼습니다. 서로 비슷한 기능을 따로 만들기도 하고, 민감한 인사 정보가 잘못 보일 위험도 커졌습니다. 그래서 다음 과제로 민감 정보 분리와 암호화, 만든 사람이 자리를 비워도 팀원이 고칠 수 있는 설명 문서를 꼽았습니다.

초안은 AI가, 판단은 담당자가

마케팅전략팀 이정윤 사원은 "생산은 AI가, 판단과 승인은 내가"라는 원칙으로 세 가지 사례를 소개했습니다. 협업 용어 백과사전 콘텐츠는 평일 아침마다 초안이 자동으로 올라오고, 담당자는 키워드를 고르고 승인만 합니다. 20분짜리 강연 영상에서는 AI가 짧은 영상 후보 구간과 선정 이유를 뽑고, 그중에서 담당자가 골라 제작했습니다.

 

신규영업팀 박운환 대리는 민간과 공공 입찰 두 건의 제안서를 AI와 함께 준비했습니다. 제안요청서의 요구사항과 평가 항목을 정리하고, 요구사항마다 제품 기능을 짝지어 목차와 대응표를 만든 뒤 본문 초안과 누락 점검까지 이어갔습니다. 수치나 인증 현황 같은 사실은 반드시 직접 확인하고, 마지막 문장은 영업 담당자가 다듬었다고 했습니다.

 

기고객영업팀 이경현 대리는 오피스메일 커넥터와 예약 작업으로 매시간 메일을 확인합니다. 답장이 필요한 메일만 골라 보낸편지함의 평소 말투로 초안을 쓰고, 확인이 필요한 부분은 따로 표시합니다. 엑셀로 보던 정기점검 현황은 대시보드 한 장으로 바꿔, 팀원 모두 링크 하나로 같이 봅니다.

지난 이력과 지침이 팀의 자산이 되도록

품질관리팀 최선빈 사원은 재확인 테스트 때마다 반복하던 작업을 손봤습니다. 엑셀 양식을 바꾸고, 이슈 번호로 Jira를 하나씩 찾아 개발자 답변을 옮겨 적던 일입니다. 이 절차를 작업 지침 파일 하나에 정리해, 매번 설명하지 않아도 같은 흐름으로 처리되게 했습니다.

 

서비스운영팀 김성현 사원은 고객 대응 이력을 그대로 자산으로 썼습니다. 문의 메일이 오면 같은 조건의 지난 실제 회신을 찾아 답변 초안을 쓰고, 참고한 티켓 번호와 사람이 확인할 점을 함께 붙입니다. Jira 이슈를 등록할 때도 비슷한 이슈가 있는지 먼저 찾고, 새로 쓸 때는 정해진 양식을 채워 누가 써도 같은 형식이 나오게 했습니다. 원칙은 분명했습니다. 초안은 AI가, 최종 판단은 담당자가 합니다.

 

키퍼PM팀 이도연 차장의 경쟁사 동향 보고서는 처음엔 혼자 보는 분석 메모였습니다. 예약 작업이 직전 버전을 읽고 이어 쓰게 하자, 일곱 달 동안 스물다섯 번 고쳐 쓰이며 팀이 함께 보는 월간 상황판이 됐습니다. 결과가 마음에 들지 않으면 보고서를 손으로 고치지 않고 보고서를 쓰는 지침을 고칩니다. 그래서 누가 실행해도 같은 기준으로 나옵니다.

이제 공유는 팀 안에서

마지막 순서에서 박종천 CAIO는 1~3회차 사례를 정리한 활용 가이드를 소개했습니다. 사례를 모아 보니 가장 많이 맡긴 일은 양식에 맞춘 문서 초안이었고, 어려운 점은 다른 시스템과의 연결, 팀과 함께 쓰기, 알아서 시작하기, 사람마다 벌어지는 차이였습니다.

 

박종천 CAIO는 이렇게 말했습니다. 혼자 쓰는 건 이제 다들 잘하는데, 내가 쌓은 자료와 방식을 팀과 어떻게 같이 쓸지가 남은 고민이라고요. 개인이 쌓은 지식이 팀으로, 다시 회사로 넓어져야 한다는 뜻입니다.

 

그래서 발표회 자리만 기다리지 말고, 사용법은 각 팀 안에서, 옆 팀과 평소에 서로 나누자는 당부로 이날 순서가 마무리됐습니다.